Softmetry

12/05/2025

Automatización de tareas administrativas

Cómo pasar de tareas repetitivas a procesos eficientes !

Introducción: ¿Por qué automatizar?

Si trabajas en labores administrativas y usas Microsoft Office a diario, es probable que dediques horas a tareas repetitivas como:

Copiar datos de PDF a Excel.
Transferir información de Excel a plataformas SaaS (como Salesforce, HubSpot, etc.).
Rellenar plantillas, clasificar correos o generar informes.

La buena noticia: Estas tareas pueden automatizarse sin necesidad de ser programador, ahorrándote tiempo y reduciendo errores. En este artículo, te explicamos cómo enfocar la automatización según tu nivel técnico.

Automatización

¿Automatización o IA? Diferencias clave

Primero, es importante entender dos conceptos que suelen confundirse:

a) Automatización

Qué es: Crear reglas fijas para que un software ejecute tareas predecibles y repetitivas.
Ejemplo: Extraer una tabla de un PDF y guardarla en Excel siempre con el mismo formato.
Herramientas: Power Automate, macros de Excel, Zapier.

b) Inteligencia Artificial (IA)

Qué es: Usar algoritmos que interpretan información no estructurada (textos, imágenes).
Ejemplo: Leer un PDF con formatos variables y extraer solo los datos relevantes.
Herramientas: ChatGPT Advanced Data Analysis, Microsoft 365 Copilot.

En nuestra opinión:

Utiliza la automatización para procesos estructurados y repetitivos.

Usa IA cuando los datos sean impredecibles (ej.: facturas con diseños concretos).

Cómo automatizar tu flujo de trabajo (3 niveles de complejidad)

Beneficios

Nivel 1: Sin programar (para principiantes)

Herramientas: Power Automate (gratis con Microsoft 365) o Zapier.

Ejemplo práctico: Copiar datos de un PDF a Excel y subirlos a un SaaS.

Pasos:

Extraer datos del PDF:
- Usa Adobe Acrobat Reader DC (Exportar PDF → Excel).
- Si el PDF es escaneado, activa OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Automatizar la carga a tu plataforma SaaS:
- En Power Automate, crea un flujo:
  - Trigger: “Cuando se añade un archivo a [carpeta]”.
  - Acción: “Extraer tabla de Excel”.
  - Acción: “Enviar datos a [SaaS]”.

Ventaja: No requiere código y es fácil de mantener.

Clave

Nivel 2: Automatización avanzada (con algo de código)

Herramientas: Python + librerías (tabula-py, pandas).

Ejemplo: Si los PDFs tienen formatos complejos.

Ejemplo de Script básico:

python

Copy

Download

import tabula

tablas = tabula.read_pdf(“informe.pdf”, pages=”all”)

tablas[0].to_excel(“datos.xlsx”) # Guarda la primera tabla en Excel

Cómo usarlo:

Instala Python y ejecuta el script (o pide ayuda a un compañero programador).
Programa que se ejecute automáticamente al recibir un PDF.

Ventaja: Mayor flexibilidad para PDFs con estructuras variables.

docs

Nivel 3: IA + Automatización (para casos complejos)

Herramientas: ChatGPT Advanced Data Analysis + Sofmetry.

Ejemplo: Si los PDFs son documentos escaneados con texto disperso.

Pasos:

Sube el PDF a ChatGPT Advanced Data Analysis y pídele:
- “Extrae todos los números de pedido y montes, y guárdalos en Excel”.
Usa Softmetry (cargas masivas .xml) para enviar esos datos automáticamente a Fundae.

Ventaja: La IA entiende contextos, no solo tablas.

Programación

¿Por dónde empezar?

Identifica tareas repetitivas (ej.: copiar datos de PDFs, llenar plantillas).
Prueba Power Automate o Zapier (sin código).
Si necesitas más potencia, explora Python o IA.
Pide ayuda a tu equipo de TI para integraciones complejas.

(Errores comunes a evitar)

No definir bien el proceso manual primero:
- Antes de automatizar, asegúrate de que el flujo manual es claro.
Elegir herramientas demasiado complejas:
- Empieza con Power Automate o Zapier antes de saltar a Python.
No validar los resultados:
- Revisa los primeros registros automáticos para evitar errores en cadena.